Information om behandling av personuppgifter i Brf Vilan 10
Bakgrund
Bostadsrättsföreningen Brf Vilan 10 (nedan ”föreningen”) har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intresse genom att i föreningens hus upplåta bostäder åt medlemmarna till nyttjande utan tidsbegränsning. Föreningen upplåter även bostäder och lokaler åt hyresgäster. För dessa övergripande ändamål behöver föreningen behandla personuppgifter om medlemmar, tidigare medlemmar, hyresgäster och tidigare hyresgäster, styrelseledamöter och suppleanter, leverantörer samt mäklare som kontaktar föreningen. Inom ramen för de övergripande ändamålen hanteras personuppgifter för nedanstående ändamål.
Medlemsförteckning
Föreningens styrelse är enligt lag skyldig att föra förteckning över föreningens medlemmar och förteckning över de lägenheter som är upplåtna med bostadsrätt. Förteckningen innehåller bl.a. uppgiftskategorierna lägenhetsnummer och namn och den rättsliga grunden för denna behandling är en rättslig förpliktelse. Medlemsförteckningen innehåller även kontaktuppgifter till medlemmar och hyresgäster samt i förekommande fall uppgifter om pågående andrahandsuthyrning och lägenheter som inte har balkong. Behandlingen av dessa uppgifter sker för ändamålen att föreningen ska kunna kontakta medlemmar och ha kontroll över vilka lägenheter som är föremål för andrahandsuthyrning samt vilka som har balkong och den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning. I förekommande fall finns för nya medlemmar även uppgift om datum för inflytt i förteckningen i syfte att kunna administrera byte av namnskylt och för att lämna välkomstbrev med information, den rättsliga grunden för behandling av denna uppgift är en intresseavvägning.
Administration avseende nya medlemmar
I samband med försäljning av bostadsrätter behandlar föreningen ansökan om medlemskap i föreningenoch köpehandlingar för ändamålet att administrera och fatta beslut om medlemskap och i efterhand i syfte att försvara rättsliga anspråk.De kategorier av personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är bl.a. namn, lägenhetsnummer, kontaktuppgifter och personnummer. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning.
Administration avseende ombyggnadsansökningar
Föreningen behandlar personuppgifter om medlemmar och kontaktpersoner för lokalhyresgäster/hantverkare i samband med ansökningar om ombyggnation för ändamålet att administrera och besluta om ansökan och för att ha kontroll över vilka ombyggnationer som har genomförts och godkänts i föreningens byggnader samt för att kunna försvara rättsliga anspråk. De kategorier av personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är bl.a. namn, lägenhetsnummer och kontaktuppgifter. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning.
Administration avseende andrahandsuthyrningsansökningar
I samband med ansökan och beslut om andrahandsuthyrning behandlar föreningen personuppgifter om medlemmar och andrahandshyresgäster/tilltänkta andrahandsuthyrningsgäster i syfte att kunna administrera och besluta om andrahandsuthyrningar, ha kontroll över vilka personer som bor och vistas i föreningens byggnader, debitera avgift för andrahandsuthyrning samt bevaka uthyrningarna och försvara rättsliga anspråk. De kategorier av personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är bl.a. namn, lägenhetsnummer, kontaktuppgifter och angivet skäl för andrahandsuthyrningen. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning.
Administration avseende avgiftsbetalning
Föreningen har enligt lag rätt att ta ut avgift för upplåtelse och för den löpande verksamheten och har uppdragit administrationen av avgifterna åt en extern leverantör (f.n. Valvet Förvaltning AB). De kategorier av personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är bl.a. namn, adress och uppgifter avseende betalningar. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning och när det gäller uppgifter som är del av räkenskapsmaterial en rättslig förpliktelse (att fullgöra bokföringsskyldighet).
Hantering av fastighetsskötsel
I samband med underhåll av fastigheten kan föreningen behöva tillträde till medlemmars och hyresgästers lägenheter och för sådana ändamål kan personuppgifter behandlas i syfte att hantera underhåll, t.ex. uppgifter om namn, lägenhetsnummer och uppgift om tillträde har lämnats till lägenheten och planerade åtgärder kunnat utföras. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning.
Administration avseende hyresgäster
Föreningen hanterar personuppgifter avseende hyresgäster i syfte att kunna administrera hyresförhållandet och därmed sammanhängande frågor såsom hyresförhandling och underhåll. De kategorier av personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är bl.a. namn, lägenhetsnummer och kontaktuppgifter, uppgift om hyra och hyresförhandlingar, ärenden hos hyresnämnden, betalning av hyra. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning och när det gäller uppgifter som är del av räkenskapsmaterial en rättslig förpliktelse (att fullgöra bokföringsskyldighet).
Administration avseende klagomål och störningsrapporter
Enligt lag får inte medlemmar orsaka störningar som är skadliga eller annars försämrar bostadsmiljön för de som bor i omgivningen som de inte skäligen behöver tåla, vilket i vissa fall kan leda till att bostads- eller hyresrätten förverkas.Föreningen hanterar mot denna bakgrund klagomål och störningsrapporter från boende som kan avse medlemmar eller hyresgäster i syfte att alla medlemmar och hyresgäster ska ha en bra boendemiljö och i syfte att kunna följa upp, hantera och besluta om ev. åtgärder med anledning av klagomål och störningsrapporter samt i vissa fall vid behov ta kontakt med myndigheter såsom Socialnämnden eller polismyndigheten.De kategorier av personuppgifter som behandlas för dessa ändamål är bl.a. namn och lägenhetsnummer avseende berörda och uppgifter avseende anmäld störning eller händelse. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning.
Föreningsstämma
Föreningen behandlar personuppgifter avseende närvarande på föreningsstämma och medlemmar som lämnat fullmakt inför stämman.
E-post till föreningen
Föreningen har en e-postadress till vilken medlemmar, mäklare, leverantörer och andra kan hantera kontakt och ställa frågor. Föreningens e-postkonto innehåller personuppgifter i varierande omfattning såsom namn, e-postadress och andra kontaktuppgifter. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en intresseavvägning.
Offerter
Föreningen behandlar kontaktuppgifter till leverantörer i samband med offerter och upphandling av arbeten och tjänster för föreningens räkning. Den rättsliga grunden för sådan behandling är en rättslig förpliktelse (när det gäller uppgifter som är en del av bokföringsmaterial, t.ex. viktiga avtal, för att fullgöra bokföringsskyldighet) och en intresseavvägning.
Överföringar och personuppgiftsbiträden
Föreningen anlitar Valvet för fastighetsskötsel och annan administration och kan vid behov komma att anlita andra underbiträden för att utföra behandling av personuppgifter för föreningens räkning. Föreningen lagrar information om föreningen och dess medlemmar samt hyresgäster på Dropbox, vilket innebär att informationen kan tillgängliggöras i USA. Sådan överföring sker med stöd av ramverket för Privacy Shield.
De registrerades rättigheter
Rätten till information
Den registrerade har enligt regelverket om behandling av personuppgifter rätt att få information när hans eller hennes personuppgifter behandlas. Information om behandlingen ska lämnas både när uppgifter samlas in, eller kort tid därefter när uppgifterna inte samlas in från den registrerade, och när den registrerade begär det. Härtill finns vissa tillfällen när särskild information ska ges till den registrerade, exempelvis om det inträffar ett dataintrång eller liknande.
Information ska bland annat lämnas om kontaktuppgift till den personansvarige, den rättsliga grunden för och ändamålet med behandlingen.
Detta dokument innefattar bland annat sådan information som föreningen har att lämna till de personer vars personuppgifter behandlas i föreningens verksamheten.
Rätt till rättelse
Regelverket om behandling av personuppgifter innebär att registrerade har rätt att vända sig till föreningen och be om rättelse av felaktiga personuppgifter samt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta för ändamålet med behandlingen.
Rätt till radering
En registrerad har enligt regelverket om behandling av personuppgifter rätt att vända sig till föreningen och be att uppgifterna som avser honom eller henne raderas och har under vissa förutsättningar rätt att få sina uppgifter raderade.
Rätt till begränsning av behandling
De personer vars personuppgifter behandlas har i vissa fall rätt att kräva att behandling begränsas. Med begränsning avses att personuppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.
Rätt att återkalla samtycke
Personer vars personuppgifter som behandlas med samtycke som laglig grund har rätt att återkalla samtycke.
Dataportabilitet
Den som har lämnat sin personuppgifter har i vissa fall rätt att få ut och använda sina personuppgifter på annat håll.
Rätt att göra invändningar
En enskild har i vissa fall rätt att invända mot den personuppgiftsansvariges behandling av dennes personuppgifter. Denna rätt gäller bland annat personuppgifter som behandlas efter en intresseavvägning och innefattar rätt att invända mot profilering.
Klagomål
Klagomål avseende föreningen behandling av personuppgifter kan skickas till föreningen enligt kontaktuppgifter nedan. Den vars personuppgifter behandlas har därtill rätt att anmäla klagomål till Datainspektionen. Vi hänvisar till vidare information om detta på Datainspektionens hemsida (www.datainspektionen.se).
Kontaktuppgifter för föreningen är styrelsen@vilan10.se (http://www.vilan10.se/).